2021年08月26日

◆ 複数機器で同一ファイルを共有

 (前項の続き)
 複数機器で同一ファイルを共有する……という事例。

 ――

 前項では、「知的生産の技術」というような名目で、いろいろと手法を紹介した。
 しかし、手法だけ紹介しても、具体的にはどんな使い方をするのかは、はっきりしないだろう。もっと具体的なイメージがほしいところだ。そこで、以下では具体例を示そう。

 ──

 (1) 書斎と寝室

 前項では、「書斎と寝室で、2台のパソコンでファイルを共有する」という事例を示した。
 これは、次のような使い方をする。
  ・ 下書き原稿(アイデアのメモ)を、書斎のパソコンに記す。(日中に)
  ・ 下書き原稿に従って、本編の原稿を、寝室のパソコンで執筆する。(夜間にクーラーを効かせながら。)


 実は、前項も、本項も、この手法で書いている。
 ※ ただし、普段は夜間にはクーラーを使わないので、この方法は使っていない。特別に暑い夜に限って、この方法を使う。

 (2) 職場と自宅

 職場のパソコンで仕事をしたあとで、自宅で仕事の続きをする。そのとき、自宅のパソコンで、職場のパソコンと同一のファイルにアクセスする。

 ※ 一般の企業では、守秘義務があるので、会社のパソコンのデータに、外部からはアクセスできないことが多い。だが、Dropbox にデータを置くことぐらいなら、許容されていることも多いだろう。(会社の秘密資料を置くのでなければ。)

 ※ リモート業務でアクセスする場合は、また別の話。

 (3) 外出中の作業

 職場から離れて、外出中(自宅以外)にファイルを操作したいことがある。
  ・ 出張中に文書を読み書きする
  ・ 得意先で文書を読み書きする

 これらは、ノートパソコンを使うことが多いだろう。
 一方、スマホを使いたくなることもあるだろう。次のように。
  ・ 旅行中に文書を読み書きする
  ・ 通勤中に文書を読み書きする

 スマホを使う場合には、Dropbox 上では閲覧だけが可能で、編集することはできないのが原則だが、編集用のアプリを別途用意すれば、編集することもできるそうだ。
  → モバイル デバイスから Dropbox にアクセスするには? | Dropbox ヘルプ
 ただし、テキストファイル以外では、編集するのはあまり現実的ではなさそうだ。(そもそもスマホでは文字入力するのも面倒だし。)

 ──

 以上で、三つの具体的な事例を紹介した。このような使い方ができる、という紹介だ。

 さて。それとは別に、ファイル形式の話をしよう。
 ファイル形式は、通常はテキストファイルを使う。エディタなどのアプリで開くのが原則だ。
 ( ※ この原稿も、今はテキストファイルと絵被ディ他で書いている。)

 一方、仕事用の本格的な文書では、Word や Excel のファイルを使うこともある。これらのファイルを、どう使うか?

 デスクトップパソコンで使う場合には、デスクトップパソコンにあるオフィスソフト( Word や Excel )で、直接開けばいい。何も問題はない。

 だが、ノートパソコンだと、オフィスソフト( Word や Excel )がインストールされてないこともある。
 スマホや iPad などだと、オフィスソフト( Word や Excel )がインストールされてないのが当然なので、出先でファイルを開きたくても、うまく開けないことが多い。そうなると、困ってしまう。

 しかしそこは、困ったときの Openブログ。うまく解決策を示そう。こうだ。
 「 Google ドライブや OneDrive だと、オフィスソフト( Word や Excel )のファイルを、ブラウザ経由で開くことができる。だからブラウザ経由でアクセスすればいい」

 ただし、注意。ブラウザ経由で開いた場合には、かなり制限が付く。ファイルを完全に開くことはできないし、ファイルを完全に保存することもできない。ブラウザで開いてから保存すると、書式などのデータがかなり大幅に失われてしまうことが多いので、保存するときには、仮保存のつもりで別名保存にしておく方がいい。(上書き保存すると、元のファイルが消失してしまうので、大変なことになる。)

 なお、Google ドライブと OneDrive では、オフィス文書の再現度に、大きな機能差がある。(ブラウザ経由の場合)
 Google ドライブで開くと、文字の色とサイズぐらいは再現できるが、それ以外の細かな書式はすべて消えてしまうと思った方がいい。HTML で記述できるようなものだけが残って、オフィスの独自の書式はすべて消えてしまうと思った方がいい。(たとえば、隠し文字)
 OneDrive は、その点、かなり優秀である。文字の色とサイズが再現されるのはもちろんのこと、それ以外の書式もかなり多くが再現される。とはいえ、完璧ではない。一部の書式は消えてしまうようだ。かなり高度な再現機能があるとはいえ、完璧ではないということには留意した方がいい。……当然ながら、元の文書を編集するというような作業はできない。あくまで閲覧が目的となる。

 ──

 「じゃあ、閲覧でなく編集したいときには、どうするんだよ?」
 という質問があるだろう。それには、こう答える。
 「 Word や Excel のファイルは、Word や Excel がないと使えないのは、当り前だ。だから、ブラウザ経由で編集しようなどとは思わないで、Word や Excel を使って、ファイルを直接開けばいい」

 この場合は、同期されたファイルがパソコン内に保存されているので、それを直接、Word や Excel で開けばいい。あとはいつも通りに作業できる。

 ただし、そのためには、Word や Excel がパソコンにインストールされていることが前提だ。そうでない機械(安価なノートパソコンや、スマホや、iPad )では、「読み書きはできなくとも、せめて閲覧ぐらいはしたい」と思うことがある。そういうときには、ブラウザ経由で閲覧すればいいのだ。特に、OneDrive 経由で閲覧すればいいのだ。

 ※ なお、話は、Word や Excel のファイルに限った話だ。テキストファイルならば、そんな面倒なことは考えないで済む。実際、私が今書いているこの文書も、ただのテキストファイルだから、ノートパソコンだろうが何だろうが、簡単に編集することができる。



 【 関連サイト 】

 Dropbox でテキストファイルを編集する方法は、下記で。
  → 【Dropbox】意外と知らない? アプリで直接テキストファイルを作成・編集する方法

 一部抜粋
 iPhoneでちょっとしたテキストを保存したいとき、真っ先に思い浮かぶのは「メモ」アプリです。でも、その内容をWindowsパソコンで参照するには、iCloudにアクセスする必要があったりと、ひと手間かかります。かといってメールで送ったりするのも、あまりスマートではありませんよね。
 そこでオススメしたいのが、定番のオンラインストレージ「Dropbox」を使う方法。Dropboxのアプリには、iPhoneでテキストファイルを作成する機能があり、これならすぐにWindowsパソコンでも開けます。

 iPhone で書いたメモを、パソコンで使うときには、メールでいちいち送信するのが普通だろう。(または iCloudにアクセスする。)
 しかしそれでは面倒だ。そこで、Dropbox を使えば、テキストファイルを読み書きできるのだ。

 同様のことは、ノートパソコンを使った場合にも当てはまる。つまり、テキストファイルならば、簡単に読み書きができる。

posted by 管理人 at 22:27| Comment(0) | コンピュータ_04 | 更新情報をチェックする
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