2021年08月11日

◆ 注文伝票の電子化

 企業間取引の注文伝票は、FAX を使うのが標準的であって、電子化されていないそうだ。
 
 ──
 
 朝日新聞が報じている。ある企業(花王)の例が典型的だ。
 まだFAXだ。毎日、全国から計1400通もの発注書が紙で届く。
 注文書には取引先や商品のコード、注文個数などが記され、それを委託先のスタッフが社内システムに手入力してきた。このうち約100通は字が読めない、数量が1個か1ケースか分からないなど、何らかの不備がある。取引先か担当の営業社員に個別に確認する必要があり、「営業担当、入力スタッフも日々、こうした作業に追われていた」(統合オペレーショングループの依田健治部長)という。
  ……
 今後の課題となるのが、花王が用意した書式ではなく、独自の発注書を使っている取引先だ。すでに独自のシステムを使って電子化しており、そのシステムからプリントアウトした紙で注文を送ってくるところなど、FAX受注全体の4割を占める。花王が使用、推奨する注文システムとは連携しておらず、電子化には先方のデータを取りこむ作業などが必要になる。
( → (けいざい+)進むかペーパーレス:中 花王、4年かけて切り替え1割強:朝日新聞

 送信者も受信者も、どちらも電子化していることも多いのだが、その両者を結びつける伝達経路が電子化されていない。そこだけが、アナログな FAX による印刷という経路をたどる。そこだけは紙を使うので、ペーパーレスにならない。
 電子化すればいいということはわかっているのだが、「現状は FAX でもとりあえずは取引ができているから」という理由で、なかなか FAX からの転換が進まないそうだ。
 何ともひどいありさまだ。(日本だけかも。)

 ──

 困った。どうする? そこで、困ったときの Openブログ。うまい案を出そう。以下の諸点だ。

 (1) 別料金

 FAX 注文に対応するには、コストがかかっているのだから、FAX 注文に対しては、別途、高い料金を請求するべきだ。できれば、必要以上に高い料金にするべきだ。

 例。化粧品。単価は
  ・ FAX 注文では 520円
  ・ 電子注文では 480円
 別途、 「注文1回につき 2000円(手数料)を加算」

 (2) 電子メール

 FAX のかわりに電子メールで注文する。
 できれば、両社のシステム間のデータ統合が好ましいが、それが無理なら、せめて電子メールにする。

 (3) データ形式の共通化

 両社のシステムの共通化は無理でも、データ形式の共通化は実施するといい。

 たとえば、表形式で、

  | 品名 | 商品番号 | 数量 | 参考単価 | 備考 |

 を記す。こうすれば、あとはデータをマクロで取り込むことができる。
 会社ごとに違いは、マクロで吸収できる。

 (4) データの統一仕様

 データの統一仕様を策定するといい。上の (3) に似たものを、もっと詳細に取り決めるわけだ。

 似たものは、別の分野で、すでに実施されている。
 たとえば、下記だ。

  ・ iCalendar (スケジューラ のデータ・フォーマット)
   → iCalendar - Wikipedia

  ・ vCard (電子名刺 のデータ・フォーマット)
   → vCard - Wikipedia

 こういうものと同様のものを、注文伝票でも導入すればいいのだ。
 


 [ 付記 ]
 年賀状印刷のソフトには、住所録データというものがある。これを共通化するためのデータ・フォーマットがありそうだ……と思って調べたが、どうやら、そういうものはないらしい。個別のアプリごとにデータを変換するだけらしい。事例は下記。
  → 別フォーマットのデータをお持ちの方へ | マイページガイド - グリーティングワークス

 せめて vCard のような統一形式があれば、ずいぶんと便利になりそうだが。

 なお、私のもっている「筆王」というソフトでは、他のアプリのデータファイルをそのまま読み込める(コンバートする)機能がある。
 ここではやはり、個別アプリ間でコンバートするだけであって、共通の形式は用意されていないようだ。
 遅れている業界だね。
 
posted by 管理人 at 23:14| Comment(1) | コンピュータ_04 | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
伝達経路は昔からありまして、流通関係では流通BMSなるものが。

https://www.dsri.jp/ryutsu-bms/standard/standard01.html

いま一つ知られていないのも理由があって、これにインスパイアされた、各々の企業独自のEDIパッケージなるものを買わせようとするパターンが多いように感じています。

結果、余力のあるところはパッケージを使いますし、無いところはFAXに。共通フォーマットでの電子化は進まないのですが、なぜかFAX注文書のOCRと、RPAによる自動化提案は受け入れられやすいという。謎です。
Posted by XFER at 2021年08月11日 23:57
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