2019年05月12日

◆ 会議の能率アップの方法

 会社の会議の能率アップの方法がある。新聞で紹介されていた。

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 朝日新聞の特集記事。無料で読める。
  → カイシャの会議 上の人ほどルール守らない:朝日新聞

 有益な話を二つ、抜粋しよう。

 (1) Google の例

 グーグル日本法人では会議の時間は30分が1単位です。全員がしっかり話せるよう、参加人数は通常、多くても6人程度といいます。1時間以上の会議は少ないそうです。社員の予定はオンラインカレンダーで共有されており、空いた時間に設定すればそれぞれに招待が届きます。
 資料や議事録はすべてオンラインで同時共有。議事録には会議前に、何を目的とするか、アジェンダ(議題)をアップし、全員が理解した状態で会議を始めます。議事録には会議をしながら全員で書き込み、会議終了と同時に完了。次回までの目標や役割分担を決めます。
 会議室に集まらず、社内外からオンラインで参加する人がいることも普通。全員がオンラインで資料を見ているため、会議室外からテレビ電話で参加している人も疎外感を感じずに会議に参加できると言います。
( → カイシャの会議 上の人ほどルール守らない:朝日新聞

 これ、私が前に自分で考えたことと同じだ。それをちゃんと実現できている点がすごい。
( ※ 似たことをやっている会社はすでに多いだろうが、昔からあるでかい会社ほど、小回りが利かない。)

 (2) 会議をなくす

 会議そのものをなくしてしまう、という会社もある。なくすというよりは、(必要性がなくて)なくなった、というわけ。そのわけは:
 社内コミュニケーションを見直したら、会議がほぼ無くなったという会社があります。東京のIT企業フォンアプリは……2年前、改善に着手しました。調べると、各部署内でもコミュニケーション不足があり、その一因が全部署でやっていた週1回の定例会議でした。ちょっとしたトラブルや疑問の解決を、社員が次の会議まで持ち越すという状況が日常化していたそうです。
 そこで、定例会議を廃止。会議は必要な時だけに絞り、代わりに部署内のチャットツールを導入し、誰でも常時ネットを通じて同僚に相談できるようにしました。「すごく効果がありました。常に同僚と『雑談』できる雰囲気にしたら、意思決定と課題解決の速度が上がりました」と中川さんは言います。
 「気付けば社内の会議はほとんど無くなっていました。必要な会議もありますが、スピード感を持って適切な決定ができる仕組みと態勢こそ大切だと思います」
( → カイシャの会議 上の人ほどルール守らない:朝日新聞

 口頭の会議よりも、ネットでチャット。これも、私が前に自分で考えたことと同じだ。それをちゃんと実現できている点がすごい。

 ──

 以上、2点を紹介した。
 いずれも、前に私が自分で考えたことと同じだし、他にも同様のことを考えた人は多いだろう。(私の独創と言えるようなことではない。ありがちな発想だ。)
 とはいえ、それを実行することが大切だ。実行できる会社もあれば、実行できない会社もある。IT時代に能率を上げる会社もあるし、それができずに衰えていく会社もある。そういうものだ。



 [ 付記 ]
 一つ、問題があるとしたら、次のことだ。
 「どうでもいい小さな問題で、いちいち揚げ足取りをする、天の邪鬼の存在」
 こういう人がいると、会議の進行が妨害される。
 本サイトでも、こういうふうに、いちいちしつこく絡んでくる人がいる。まったく、辟易する。私にとっても迷惑だし、読者にとっても迷惑だ。それでいて、本人は迷惑をかけて得意がっている。天の邪鬼。

     普通なら、批判されたら黙るものだ。しかし、頭がおかしいらしくて、いつまでも粘着してくる。どうやら「自分はすごく利口だ」と思い込んでいるらしい。自分の歪みが自分では見えないようだ。
     こういう天の邪鬼は、どうするべきか? 管理者権限で排除するのが最善だろう。「言って聞かせる」というのが、本来の方法だが、頭のおかしい人は、自分の歪みが自分では見えないので、あくまで「自分はすごく利口だ」と思い込んでいる。自分の誤りを決して認めようとしない。
     残念ながら、こういう存在はある。宇宙船に紛れ込むエイリアンみたいなものだ。対処の手段も考えておく必要があるだろう。

     ※ 以上の話を聞くと、「うちの会議にも、そういうやつがいるな」と思い浮かべる人もいるだろう。こういう天の邪鬼は、ところどころに出現するものだ。

posted by 管理人 at 21:00| Comment(0) | 一般(雑学)5 | 更新情報をチェックする
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